A capacidade de um Auditor de Sistema de Gestão agregar valor ao negócio em uma auditoria está diretamente ligada à preparação (capacitação) e ao planejamento. Bons Auditores, além de estudar e conhecer Normas, também estudam e conhecem o negócio do Auditado.
Mesmo porque, em um ambiente VUCA – Volatilidade (volatility), Incerteza (uncertainty), Complexidade (complexity) e Ambiguidade (ambiguity) – todas as iniciativas que tirem a Organização de sua “zona de conforto” são muito bem-vindas.
Assim, Auditores de Sistemas de Gestão possuem uma posição privilegiada para provocar reflexões por toda a Organização e, com isso, poder TRANSFORMÁ-LA para melhor! Por isso, nós listamos 7 maneiras pelas quais um Auditor Líder pode agregar significativamente em uma Organização. Quer saber quais são? Continue lendo!
#1 – Um Auditor de Sistema de gestão busca soluções efetivas e duradouras para não conformidades
Um dos mais eloquentes indicadores da sanidade de um Sistema de Gestão é que sua capacidade para resolver (efetiva e definitivamente) não conformidades (problemas, desvios, anomalias) seja proporcional à sua capacidade de identificá-las.
De nada adianta, também, ser ótimo em identificar problemas, quando não se é igualmente bom em resolvê-los. Bem como, sistemas que não possuem uma precisa identificação das causas raiz de não conformidades consomem muito tempo e energia para lidar com problemas repetitivos.
Por isso, quando Auditores aprofundam questões sobre como o Sistema de Gestão auditado analisa não conformidades, eles estão na verdade buscando contribuir para que as organizações invistam seu tempo e energia naquilo que pode mudar o futuro, e não apenas que lhe permita conviver com as consequências de erros já passados.
#2 – Auditores buscam reforçar uma Cultura de Disciplina e Melhoria / Inovação
Peter Drucker já dizia que “a Cultura engole a estratégia no café da manhã”. Imagine, então, o que ela faz com os procedimentos e instruções de trabalho no almoço e no jantar!
Em qualquer Organização, a previsibilidade dos resultados só ocorre através da reprodutibilidade, da padronização e da consistência de seus processos. E é aí entra fortemente o tema Cultura.
Tanto é que, nas Normas ISO de Sistemas de Gestão baseadas no Anexo SL, quando se aborda o contexto organizacional, existe uma clara menção à Cultura. Surgem, assim, questionamentos, como:
- Como os controles são percebidos em uma Organização?
- O que é mera formalidades ou algo útil?
- Qual a importância que líderes dão ao “seguir padrões”?
- Qual a deferência ao “conhecimento” na Organização auditada?
Por isso, Auditores de Sistemas de Gestão podem e devem estar muito atentos a como a Organização auditada opera na “realidade” e não apenas durante a Auditoria.
#3 – O bom Auditor de Sistema de Gestão “conecta os pontos”
A rotina pode dificultar tremendamente a identificação de determinadas interações sistêmicas que ocorrem em uma Organização.
Assim, um dos grandes aportes do Auditor de Sistema de Gestão é reconhecer alguns fenômenos organizacionais e relações de causa — efeito que passavam despercebidas.
Isso se dá, especialmente, ao percorrer processos através das diversas áreas neles envolvidas, mantendo uma profunda atenção e visão sistêmica. Identificar conexões contribui não apenas com a eficiência de uma Organização, mas oportuniza melhorias e inovações sem igual!
#4 – Auditores buscam identificar e estimar o “tamanho” de passivos reais e potenciais
Existem essencialmente três grandes razões para o desenvolvimento e implementação de um padrão (ou sistema de gestão) em uma Organização:
- Ele contribue para que se façam negócios;
- Ajuda no atendimento a determinadas necessidades de uma parte interessada com as quais já se concordou;
- Ele evita passivos.
Uma cultura leniente (ou controles mal definidos ou mal aplicados) pode estar gerando passivos significativos sem que isso sequer tenha sido percebido pela Organização. Assim, registros não são (e não devem ser vistos como) meras formalidades. São elementos que demonstram o que foi feito, como foi realizado, por quem, etc.
Perguntas movem o mundo! Se Auditores precisam “ouvir” (Auditar), devem ser exímios “perguntadores”. E ao perguntar e interagir com o sistema, um auditor tem valiosos insights do que está gerando passivos dentro das empresas.
#5 – Auditores contribuem (e muito) com a mentalidade de riscos da organização
Para além da “gestão de riscos”, a mentalidade de riscos é algo que é aplicado na rotina, nos processos de tomada de decisão.
Aguçar a percepção de riscos dos Auditados, ao explorar as potenciais consequências de determinadas decisões e da inobservância dos padrões estabelecidos, é uma das maneiras mais efetivas pelas quais Auditores de Sistemas de Gestão podem agregar valor à Organização auditada.
Quanto maior a conscientização sobre riscos, mais robusta será a cultura e menor a chance de se gerar passivos durante as operações de rotina da Organização. Assim, questões (memso que hipotéticas) formuladas pelos auditores são uma das formas de estimular a mentalidade de riscos.
#6 – Auditores apresentam à Organização o que ela precisa conhecer, não necessariamente o que ela quer conhecer
Uma das principais características pessoais que um Auditor deve possuir é o chamado “destemor quanto a impopularidade”.
Nem sempre o Auditor vai dizer o que a Organização quer ouvir, vai sempre dizer o que a Organização auditada precisa ouvir. Isso não significa que deixará de lado a empatia ou a humanidade.
Confúcio já dizia que “é somente através dos olhos dos outros que você pode conhecer a si mesmo”. Isso é algo que deve pautar SEMPRE a atuação de Auditores. Portanto, se limitar a dizer aquilo que o Auditado já sabe, é um dos atalhos mais curtos para auditorias que não agregam valor.
#7 – O Auditor de Sistema de Gestão transforma organizações
Quando bons Auditores aplicam toda a sua competência a favor da Organização auditada, buscando compreender os fenômenos sistêmicos que lá ocorrem e estimular a melhoria e a inovação, sem a menor sombra de dúvida, estarão contribuindo fortemente para transformar essa Organização para melhor!
Lembre-se que nenhuma corrente é mais forte que seu elo mais fraco. Então não permita que suas Auditorias sejam o elo mais fraco no contexto da aplicação de Normas de Sistemas de Gestão pelas organizações.
Bons Auditores tem a faca e o queijo na mão para que Auditorias agreguem valor e transformem organizações, faça sua parte e colha os frutos!
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